Mi az ISO 9001?

Az MSZ EN ISO 9001:2015 egy nemzetközi szabvány.

Gondolj rá úgy, mint egy útmutatóra vagy "használati utasításra" (Jó Gyakorlatok Gyűjteménye). Azt mutatja meg, hogyan lehet vezetni egy vállalkozást, hogy az mindig jó minőségű termékeket vagy szolgáltatásokat nyújtson.

De a trükk az, hogy nem mondja meg pontosan, hogy mit kell tenned. Ehelyett csak azt várja el, hogy:
1. amit csinálsz, azt mindig szabályozd le (azaz MIT, HOGYAN és KI csinál),
2. és ezeket a saját szabályokat mindig tartsd be és ezt dokumentáltan ellenőrizd.

Ez az ISO alapvető gondolkodásmódja. Ezért is mondják, hogy az ISO egy önszabályozó rendszer. És ezért van, hogy minden kiépített ISO 9001 rendszer egyedi, az adott cégre lesz jellemző.

Az ISO 9001 néhány a mindennapokban is hasznos gyakorlati eszközt is ad a cégednek. Például problémakezelésre, kockázatkezelésre, beszállító minősítésre, stb.

Emellett, több mint egymillió szervezet alkalmazza világszerte az ISO 9001-et. Ez a világ legelterjedtebb minőségirányítási rendszere (MIR). Emiatt az üzleti életben egyfajta "útlevélként" tekintenek rá.

Egyrészt, az ISO 9001 már a bevezetése során segít. Mert segít a cég folyamatainak struktúrált átgondolásában. Így könnyen azonosítható, ha hiányzik valami és hogy mi hiányzik. Például egy nyilvántartás, egy folyamat lépés, egy riport vagy egy ellenőrzőlista.

És rávesz, hogy a hiányoságokat most tényleg pótold. Ez KKV cégek esetén különösen fontos. Mert nekik nincs arra idejük, pénzük, emberük, hogy ezzel folyamatosan foglalkozzanak.

Másrészt a bevezetés eredménye is segít. Ha a fentieket elvégzed, akkor az ISO 9001 tanúsítással rendelkező vállalkozásod javítani tudja a szervezeti hatékonyságot, csökkenteni tudja a selejtet és a hibákat.

Harmadrészt, ha megszerezted a tanúsítványt, akkor a partnerek és a megrendelők is elhiszik, hogy megbízhatóan és jól működik a céged.

1. Növekvő ügyfél elégedettség
   ISO bevezetése után csökkennek a hibák ➔ kevesebb reklamáció ➔ elégedett ügyyfelek ➔ visszatérő és hosszútávú ügyfelek ➔ céges ajánlások (kkv-k üzletei 30-50%-ban ajánlásokkal jönnek létre).
2. Nemzetközi piacon "útlevélként" funkcionál és növeli a cég terméke/szolgáltatása értékét
   Az üzleti életben egyfajta "útlevélként" tekintenek rá. Ha nincs referenciád, kapcsolatrendszered, akkor egy ISO 9001 tanúsítvány az egyetlen értéked, amit a nemzetközi piac elismer. És sok helyen ez már elvárt szerződéskötés esetén, akár kisebb cégek esetén is.
3. Tűzoltás csökkentése ➔ hatékonyság javítása
   A bevezetés során (és a működtetés közben) kialakított/visszamért/karbantartott folyamatok segítenek, hogy kevesebb legyen az eseti, egyedi, tűzoltásszerű beavatkozás. Ezáltal a vállalkozás hatékonyabban működhet. Ami a lényeg, hogy ez folyamatosan történik. Ez a folyamatos fejlesztés a minőségirányítás alapja, ami a PDCA (Plan-Do-Check-Act) elvén alapul.
4. Versenyelőny avagy ne kerülj hátrányba
   A tankönyvi példa szerint az ISO 9001 tanúsítvány megszerzése versenyelőnyt jelent a piacon. De a valóság az, hogy a versenytársak is egyre inkább bevezetik ezt a rendszert. Emiatt már nem az előny a legfontosabb, hanem hogy ne legyen a cég hátrányban a többiekhez képest. Ez főként a B2B piacon számít.
5. Tenderek, közbeszerzések és pályázatok esetén sok esetben már kötelező a bevezetett ISO 9001
   Bizonyos piacokon, iparágakban az ISO 9001 tanúsítvány kötelező lett a beszállítói státusz eléréséhez. És a közbeszerzések és tenderek esetén is sokszor előfeltételként határozzák meg az ISO 9001 tanúsítvány meglétét.
6. A beosztottak munkája és felelőssége nyomon követhető
   Mivel a folyamatok, elvárások és a felelősségek dokumentálva vannak, a beosztottak munkája és felelőssége is nyomon követhetővé válik. Továbbá kevesebb félreértés és hiba merül fel, ami javítja a csapat hatékonyságát is.

Az ISO 9001 minősítés bevezetése két fő részből áll:

1. A minőségirányítási rendszer megszerzése: Ez azt jelenti, hogy le kell írni, hogy hogyan működik a cég (elkészül az ISO dokumentáció). Be kell vezetni néhány gyakorlatot, ami lehet, hogy nem volt még a cégnél. Ilyen például a beszállítók értékelése.
2. Az audit: Egy külső szakértő (az auditor) átnézi az elkészült dokumentumokat.
   ✦ Ezután az auditálás során (ami lényegében egy beszélgetés) megbizonyosodik róla , hogy a cég valóban úgy működik-e, ahogy a dokumentációban le van írva.
   ✦ Sikeres audit után az auditor kiállítja az ISO 9001 tanúsítványt.

Ha a cégnek nincs ideje vagy szakértelme a minőségirányítási rendszer bevezetéssel foglalkozni, akkor érdemes egy ISO 9001-es tanácsadót alkalmaznia. Ők ismerik az ISO szabványt és pontosan tudják, hogy milyen dokumentumokra van szükség, hogy a tanúsításnak megfeleljen a cég.

Az ISO 9001 tanúsítvány 3 évre szól. De csak akkor érvényes 3 évig, ha minden évben az auditor ellenőrzi, hogy műkődtetik-e a Minőségirányítási rendszert.

Tehát az ISO minősítés 3 éves ciklusokra szól, egy ciklus összesen 3 auditot jelent: a minősítő auditot és a 2 felülvizsgálati auditot. 3 év után újrakezdődik a 3 éves ciklus, ami egy megújító audittal kezdődik, amit a következő 2 évben felülvizsgálati auditok követnek.