Milyen problémákat old meg a cég és a vezető számára az ISO 9001?

A kisebb cégek, amelyek gyorsan növekednek, gyakran szembesülnek azzal, hogy egyre több feladat keletkezik. Ezeket azonban nem mindig gondolják át alaposan.

Miért? Mert az üzlet pörgetése az elsődleges. Az ISO 9001 bevezetése viszont egy kiváló alkalom arra, hogy megálljunk egy pillanatra, és átgondoljuk a működés alapjait. Ezt pedig egy külső szakértő segíti, aki nemcsak tanácsokat ad, hanem konkrét megoldásokat is javasol. Olyan "best practice" megoldásokat, amelyek beváltak más cégeknél is.

Mi nemcsak javaslatokat adunk, hanem meg is valósítjuk, ami szükséges. Például egy karbantartási tervet, szerződés-nyilvántartást vagy éppen munkalapot készítünk.

Mit kap a cég az ISO 9001 bevezetés során?

1. Az ISO bevezetése során a cég egy részletes, átlátható listát kap. Ezen a listán szerepelnek azok a kisebb-nagyobb fejlesztések, amelyeket azonosítunk és átgondoltunk közösen. Ezekhez feladatokat is társítunk, konkrét határidőkkel. Ilyen lehet például az ügyeleti rendszer átszervezése, egy új piacra való belépés vagy promóciós anyagok elkészítése.
2. Az ISO rendszer segítségével kevesebb lesz a tűzoltás. Miért? Mert a napi probléma kezelésre pontos, lépésről lépésre követhető módszert kap. Ezeket az eszközöket használva hatékonyabban tudja kezelni a mindennapi kihívásokat.
3. Az ISO segít abban is, hogy a régóta tervezett, de halogatott feladatokat végre megvalósítsa. Ilyenek lehetnek például a készletnyilvántartás bevezetése, szerződések nyilvántartása, a munkalapok kezelése vagy a karbantartási tervek kidolgozása.
4. Ha a cégen belül már futnak projektek, az ISO rendszer ehhez is feladat-határidő-felelős tervet ad. Legyen szó egy új irodába költözésről, külföldi piacra lépésről, IT rendszerek bővítéséről vagy egy CRM rendszer bevezetéséről – az ISO minden lépéshez biztosít egyértelmű iránymutatást.
5. A cégben napi szinten végzett értékesítési és megvalósítási folyamatainak leírását is megkapja. Ezzel képes lesz külső szemmel is látni a cégét és felfedezheti, hogy mi nem megy olyan jól, hol kellene pl.: egy backup ember vagy egy másféle feladatkiosztási gyakorlat.
6. És természetesen elkészítjük az ISO által megkövetelt dokumentációt is, ami a sikeres audithoz szükséges.

Hogyan változik a cég élete az ISO 9001 bevezetése után?

Az alapok nem változnak. Ami eddig működött, az továbbra is ugyanúgy fog működni. Azonban néhány kulcsfontosságú dologra nagyobb hangsúlyt helyezünk, ami által a cég irányítása egyszerűbb és átláthatóbb lesz.

A meglévő folyamatokat finomítjuk, hogy azok hatékonyabbak és könnyebben követhetők legyenek. A cégen belüli feladatmegosztás tisztábbá válik, így a vezetők és az alkalmazottak is jobban látják, kinek mi a felelőssége. Ezáltal nem csak a mindennapi munka válik gördülékenyebbé, hanem a döntéshozatal is gyorsabb lesz, hiszen mindenki számára világos lesz, milyen információkat kell figyelembe venni.

Ezen kívül a vezetők és a munkatársak közötti kommunikáció is javulni fog. Az ISO rendszere átlátható kereteket ad, így könnyebb lesz nyomon követni, hol tart egy-egy folyamat, mikor van szükség beavatkozásra, és mi az, ami már gördülékenyen megy. Az ISO-nak köszönhetően a felelősségi körök is egyértelműbbek lesznek.

Kevesebb lesz a félreértés, mivel minden feladatnak meglesz a felelőse, és minden lépésnek meglesz a megfelelő dokumentációja. Ez nem csak a hatékonyságot növeli, de a stresszt is csökkenti, mert a feladatok előre láthatók, és senki sincs hirtelen döntési kényszer alatt.

Hogyan változnak az üzleti lehetőségek?

A cég üzleti értéke nőni fog. Kiemelkedik az üzlettársak közül, hiszen nem sok kis cégnek van ISO-ja. Ezt az üzleti partnerek is szokták értékelni és szívesebben választanak ISO tanúsítvánnyal rendelkező céget.

Közbeszerzésnél is előnyt jelent, a fenti okok miatt. Pályázatok esetén sok helyen plusz pontokat szokott jelenteni a pályázati anyagban.

Könnyebb lesz külföldön üzletet kötni. Egy kis cégnek alapesetben nehéz a külföldi üzletkötés. Bizalmatlanok a külföldi vállalkozókkal szemben, nem ismerik a mentalitást, stb. Az ISO ezt a bizalmi gátat hidalja át. Az ISO-t világszerte ismerik és elismerik. Ha egy kkv ISO-val rendelkezik, az egy erős jelzés a megbízhatóságáról.

Mennyi időbe fog kerülni vezetőként az ISO 9001 működtetése?

Egy kis cég esetében nem sok időbe kerül. Az eszközöket elkészítjük hozzá és megmutatjuk a használatát.

Már havi 2-3 óra munka elég velük, hogy kihasználjuk az előnyeiket.

1. Problémalista elemzés: Havonta 2-3 óra. Pontosan látni fogja az ismétlődő hibákat és problémákat, amelyekre megoldást tervezhet.
2. Ügyfél elégedettség elemzés: Negyedévente 2 óra pedig segít tisztán látni, mivel elégedettek az ügyfelek, és mi az, amin javítani kell.
3. Kockázatelemzés/értékelés: Évente 2-4 óra alatt fel tudjuk mérni, milyen kockázatok fenyegetik a céget, és előre felkészülhetünk rájuk.

Összefoglalva

Az ISO 9001 bevezetésével egy új gondolkodási keretet kap a vezető. Ezáltal jobban átlátja a cég működését, és könnyebben tudja meghatározni, hol van szükség fejlesztésre.

Ezen felül üzletfejlesztési tanácsokat és gyakorlati megoldásokat is biztosít, amelyek segítenek a hosszú távú növekedésben és a sikeres működésben.

És ami a legfontosabb: az ISO 9001 megléte növeli a cég értéket és több üzleti lehetőséget teremt.

Sikerdíjas és teljes körű ISO 9001 bevezetés 30 napon belül!